خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال برای هر فرد ممکن است پیش بیاید و درصد این خطاها برای افراد تازه وارد و کم تجربه بیشتر از افراد خبره است. ولی به طور کلی باید گفت انسان یک موجود ممکن الخطا است که حال می‌خواهد این خطا به صورت عمدی باشد یا غیر عمد.
وجود خطا و رخ دادن اشتباه درتمامی شغل ها و اصناف وجود دارد و برای جبران این خطاها نیز راه هایی در نظر گرفته شده است. شغل حسابداری، شغلی است که همواره فرد با اعداد و ارقام و انجام محاسبات با آن ها سروکار دارد و بروز اشتباه و خطا در این حیطه یک امر طبیعی است.
توجه کنید که طبیعی بودن بروز خطا معنی این را نمی‌دهد که فرد حسابدار مجاز به انجام هر گونه اشتباه است. فرد حسابدار چه با تجربه باشد و چه تازه کار، اگر تمرکز کافی، دانش و تخصص در این حیطه نداشته باشد درصد خطای وی به شدت افزایش می‌یابد.
این اشتباهات گاهی قابل جبران و پیگیری است ولی در بعضی از شرایط جبران ناپذیر است و می‌تواند خسارات مالی زیادی را به شرکت یا کارخانه وارد کند.
ما اینجا هستیم که با ارائه این مقاله شما را با خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال پول آشنا کنیم و به شما بگوییم که چگونه می‌توانید متوجه شوید که در انجام محاسبات و انتقال پول اشتباه رخ داده است و به چه صورت درصد اشتباهات خود را کاهشی کنید.
اگر شما یک حسابدار تازه وارد و حتی خبره هستید به شما پیشنهاد می‌کنیم که برای دانستن نکات فوق، لطفا این مقاله را تا آخر مطالعه کنید و از نکات گفته شده استفاده نمایید.
همچنین برای آشنایی با خدمات ما در حوزه حسابداری، لطفا به صفحه خدمات مشاوره حسابداری رفته و با تخصص تیم ما بیشتر آشنا بشید.
منظور از خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال چیست؟
منظور از خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال این است که در نوشتن اعداد، ترتیب نوشتن اعداد، عملیات های ریاضی، استفاده از فرمول ها جهت انجام محاسبات، اشتباهاتی رخ دهد. این اشتباهات مربوط به اشتباهات محاسباتی است برخی از خطاها نیز مربوط به انتقال پول است. در این بخش چند نمونه از خطاهای جابجایی و انتقال در حسابداری نام می‌بریم.
- اشتباه وارد نمودن اعداد برای انجام تراکنش های مالی
- انتقال پول و ارز به حساب های دیگر به دلیل خطای دید و عدم تمرکز در صحیح وارد نمودن شماره حساب
- عدم درج تراکنش ها در سیستم جهت ارسال گزارش کار
- وارد نمودن تاریخ تراکنش اشتباه این امر ممکن است که بعدا برای پیگیری تراکنش شما را با مشکل رو برو کند.
- عدم توجه به واحد پول مثل ریال و تومان
- استفاده از روش محاسبه غلط
خطاهای رایج حسابداری ذکر شده از بارزترین نوع خطاها است که اگر مبالغ سنگین باشد شرکت و کسب و کار را با مشکل های جدی روبرو می‌سازد و برای پیگیری آن نیاز است که از مراجع قانونی پیگیری کنید.
همچنین می‌توانید برای دانستن نکات مهم برای استخدام حسابدار، روی لینک مربوطه کلیک کنید و با نکات گفته شده آشنا شوید.
انواع خطا در حسابداری
انواع خطا در حسابداری یعنی، خطا می‌تواند یک خطای انسانی باشد که به دلیل عدم داشتن دانش و تمرکز کافی به وجود بیاید که بعضی از این خطاهای انسانی قابل بخشش و جبران است و برخی دیگر نیز جبران ناپذیر است. گاهی نیز خطاهای رایج در حسابداری بر اثر خطای سیستمی رخ می‌دهد.
به عنوان مثال وجود باگ در نرم افزارهای حسابداری، عدم دسترسی به اطلاعات سیستمی، کند بودن سرعت سیستم و وارد نمودن داده های نادرست از جمله خطاهای سیستمی رایج در حسابداری است. به جز خطای انسانی و سیستمی، خطاهای دیگری نیز در حسابداری وجود دارد که چند مورد را در ادامه نام می‌بریم:
- وجود خطا و باگ در قوانین و مقرارت شرکت
- واضح و قابل فهم نبودن مفاهیم و علائم
- خطای محاسباتی هنگام انجام محاسبات ریاضی
- خطا در موجودی حساب و کارت
- خطای تراکنشی
چگونه می‌توان مطلع شد که خطای حسابداری رخ داده است؟
حتما با خودتان می‌گویید که اگر با محاسبات مشکوک برخورد کردید چگونه می‌توان مطلع شد که خطای حسابداری رخ داده است؟ معمولا برخی از شرکت ها امور حسابداری خود را اواخر هرماه کنترل می‌کنند و تراکنش های مالی مورد بررسی قرار می‌دهند و هنگام چک نمودن تراکنش ها و محاسبات پی به بروز اشتباه می‌برند.
در مقابل برخی از شرکت ها نیز در پایان هر هفته از حسابدار می‌خواهد که صورت حساب هفتگی را در اختیارشان قرار دهد.
چک نمودن هفتگی به پی بردن اشتباهات بیشتر کمک می‌کند و شما در این روش زودتر متوجه بروز اشتباه می‌شوید و درصد جبران نمودن آن نیز برای شما بیشتر است.
اگر شما به صورت ماهانه صورت حساب ها را بررسی کنید ممکن است که فرآیند پیدا نمودن خطاها زمان بر باشد و حتی با طولانی شدن زمان صرف شده، دچار خستگی و سردرگمی شوید و به مراتب دیگر متوجه خطاهای رایج حسابداری نگردید و این روند به صورت طولانی مدت باعث می‌شود که اعداد و ارقام سنگینی را طی خطاهای رایج حسابداری از دست بدهید.
به همین دلیل ما توصیه می‌کنیم که تمامی تراکنش ها و جابجایی های مالی را که چه مستقیم انجام شده است و چه غیر مستقیم با ثبت رسید گزارش ها همیشه همراه داشته باشید و به درج دقیق مبالغ و تاریخ انجام تراکنش ها حساسیت به خرج دهید.
در آخر، اواخر هر هفته زمان مشخصی را برای بررسی حساب و گردش های مالی که طی یک هفته انجام شده است در نظر بگیرید و با دقت آن‌ها را بررسی کنید.
این کار به معنی عدم اطمینان به حسابدار نیست، بلکه برای جلوگیری از خسارات مالی انجام می‌شود و در این خصوص باید با حسابدار صحبت کنید و از ایشان بخواهید که در پایان هر روز یک گزارش کار شفاف در اختیارتان قرار دهد.
چگونگی اصلاح خطاهای حسابداری
چگونگی اصلاح خطاهای رایج حسابداری بستگی به عوامل زیادی دارد. ابتدا اطمینان حاصل کنید که حسابدار در این زمینه تجربه و تخصص کافی را دارد. سپس مطمئن شوید که اعداد و ارقام که باید جابجا می‌شدند به صورت دقیق و مشخص اعلام شده بوده زیرا گاهی ممکن است که مبلغ به ریال بوده ولی از طرف حسابدار به تومان درنظر گرفته شده است یا بالعکس.
از تمامی تراکنش های مالی انجام شده رسید داشته باشید و رسید ها را در جایی امن نگهدارید. این عمل به شما کمک می‌کند که هنگام بروز خطا و عدم تطابق حساب های مالی، با استفاده گزارش های تراکنش زودتر به خطای به وجود آمده پی ببرید.
نکته: هنگام بروز خطا، برای اصلاح خطاهای رایج حسابداری، از انجام تراکنش ها تا هنگام مشخص نشدن دلیل اشتباه خود داری کنید.
راهکارهای کاربردی در جلوگیری از خطای حسابداری
همانطورکه گفته شد بروز خطا در هر حرفه و شغل وجود دارد و نمی‌توان خطاها را صفر کرد، اما می‌تواند درصد خطاها را به صفر نزدیک کرد.
برخی راهکارهای کاربردی در جلوگیری از خطاهای رایج حسابداری وجود دارد که در این بخش به آن می‌پردازیم و شما با رعایت نکات گفته شده می‌توانید درصد خطاهای مالی را به صورت چشمگیری کاهش دهید. راهکارهای کاربردی برای جلوگیری از خطای حسابداری شامل موارد زیر می‌شود:
- آموزش به نیروهای انسانی
- انجام آزمون و خطا توسط سیستم ها جهت اطمینان از سالم بودن سیستم
- آموزش دقیق نرم افزارهای محاسباتی به نیروها
- استخدام فرد متخصص و شایسته
- استفاده از ابزارهای به روز و دقیق برای انجام امور محاسباتی
- هنگام انجام امور محاسباتی، از فکر کردن به امور دیگر بپرهیزید و تمام تمرکز خود را بر روی کار بگذارید.
- بعد از انجام محاسبات و قبل از انجام تراکنش ها و جابجایی های مالی، خودتان یا از همکار دیگر خود بخواهید که بار دیگر محاسبات را بررسی و چک کند.
- مطمئن شوید که اعداد درج شده به ریال است یا به تومان
- اگر به اعداد ناخوانا برخورد کردید، از انجام محاسبات مالی بپرهیزید و به رفع ابهام پیش آمده اقدام کنید.
- از اطلاعات ذخیره شده بر روی سیستم خود همیشه به صورت روزانه بک آپ تهیه کنید و با درج تاریخ دقیق بک آپ، فایل را در جای امن نگهدارید.
جمع بندی
چیکده مقاله بالا به این صورت است که خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال برای هر فرد و شرکت می‌تواند رخ دهد که این خطاها می‌تواند دلیل انسانی یا سیستمی داشته باشد.
برای رفع خطاهای حسابداری نیز راه حل هایی پیشنهاد شد مثل چک نمودن تراکنش ها و دفتر حساب به صورت هفتگی، آموزش به نیروها، داشتن تمرکز و دقت کافی هنگام انجام عملیات ریاضی، ثبت نمودن دقیق تراکنش ها در دفتر یا سیستم و داشتن بک آپ از اطلاعات از جمله راهکارهای اساسی و کاربردی در کاهش خطاهای رایج حسابداری در جابجایی و انتقال است.
شرکت نیک نشان رادمان
شرکت نیک نشان رادمان، با سابقه ۱۳ ساله و با تیم قدرتمند و خبره، خدمات خود را در زمینه های مشاوره مالیاتی، مالی و حسابداری ارائه می‌دهد. برای ارتباط با کارشناسان و متخصصین از طریق راه های ارتباطی، تماس بگیرد.
